Бізнес-асистент / Business Assistant

PPower — команда, що працює у сфері рекрутингу, executive search, recruitment marketing та допомагає компаніям знаходити необхідних спеціалістів і масштабувати команди.

Ми шукаємо бізнес-асистента, який допоможе власникам систематизувати операційну роботу, контролювати виконання завдань, підтримувати комунікацію з клієнтами та поступово передавати рутинні процеси від власників до команди.

Про компанію

PPower — рекрутингова агенція та HR-партнер для компаній, які розвиваються. Ми спеціалізуємося на Executive Search, Headhunting, підборі C-level керівників, рідкісних спеціалістів, інженерів, IT-фахівців, а також на масовому наймі та стратегічному HR-супроводі. Працюємо з клієнтами в Україні, Великій Британії, Європі, США та інших міжнародних ринках.

PPower — це сімейний бізнес, заснований людьми з 15-річним досвідом в управлінні командами, маркетингу та побудові сильних брендів. Під брендом PPower ми працюємо вже 5 років.

Ми віримо, що найм — це інвестиція в розвиток бізнесу. Тому шукаємо не просто кандидатів, а керівників і спеціалістів, які здатні реально примножувати прибуток компанії, посилювати команди та створювати довгострокову цінність для бізнесу.

За час роботи ми допомогли залучити понад 600 C-level менеджерів у ЄС, Великій Британії, США та Україні. 99% клієнтів повертаються до нас повторно, оскільки цінують нашу якість, швидкість і орієнтацію на результат. 80% підібраних нами керівників успішно проходять випробувальний термін із першої спроби.

Серед наших постійних клієнтів — Meest, TTSWTRS, Imperia Holding, MilTech-компанії та інші бізнеси, які будують сучасну культуру управління.

Ми щорічно подвоюємо виручку, розширюємо присутність у Європі та розвиваємо команду досвідчених рекрутерів. Працюємо швидко, якісно й системно, поєднуючи аналітику, глибоке розуміння бізнесу та майстерність хедхантингу. Наша мета — знаходити кращих із кращих для кожного клієнта.

Ми принципово виступаємо проти дискримінації та ейджизму, підтримуємо мам після декрету й створюємо умови для гнучкої роботи.

Наші цінності

• Зростаємо разом. Допомагаємо одне одному, ділимося знаннями та підтримуємо баланс між роботою й особистим життям. Для команди проводимо Book Club і Health Club.
• Прозорість. Відкрито обговорюємо цілі, очікування, результати та зони для розвитку.
• Гнучкість. Швидко адаптуємося до змін, потреб клієнтів і нових викликів ринку.
• Проактивність. Не чекаємо детальних інструкцій, а самостійно помічаємо проблеми та пропонуємо рішення.
• Орієнтованість на результат. Для нас важливі не лише виконані завдання, а й конкретний вплив на розвиток клієнтів, команди та компанії.

Що пропонуємо бізнес-асистенту

Ця позиція дає можливість працювати безпосередньо з власниками компанії, бачити бізнес зсередини та брати участь у його масштабуванні. Бізнес-асистент стане важливою частиною процесу переходу PPower від операційного управління власниками до системної, структурованої моделі роботи.

Ви зможете:

• впливати на побудову внутрішніх процесів компанії;
• працювати з міжнародними клієнтами та складними бізнес-завданнями;
• розвиватися в напрямі операційного управління або project management;
• отримати практичний досвід у рекрутингу, клієнтському сервісі, фінансах, маркетингу та організації бізнесу;
• працювати в команді, яка швидко розвивається та щорічно масштабує результати.

Основні завдання

Операційна підтримка власників

• Контроль виконання поточних завдань і домовленостей за підсумками зустрічей.
• Організація зустрічей, фіксація ключових рішень і подальший контроль їх реалізації.
• Допомога у структуруванні інформації, документів і робочих процесів.
• Поступове перенесення рутинних завдань від власників до системи та інших членів команди.

Робота з клієнтами та лідами

• Первинна кваліфікація нових лідів: з’ясування запиту, типу компанії, потреби в підборі та потенційного обсягу співпраці.
• Фіксація інформації про лідів і клієнтів у CRM або відповідній робочій системі.
• Підготовка кваліфікованих лідів до зустрічі з власниками.
• Комунікація з колишніми клієнтами компанії та підтримання з ними регулярного контакту.
• Повернення до роботи з базою приблизно 70 колишніх клієнтів, які наразі не залучені до активної взаємодії з компанією.
• Проведення персоналізованих контактів із клієнтами: повідомлення, дзвінки, уточнення актуальних потреб.
• Взаємодія з лідгенером щодо відстеження запитів на профільних платформах, у професійних клубах і спільнотах.

• Планування 4–5 цільових контактів на місяць для розвитку клієнтських відносин.
• Збір інформації про нові потреби клієнтів, зміни в командах і потенційні вакансії.
• Ведення історії контактів і результатів взаємодії.

Систематизація та опис процесів

• Опис внутрішніх процесів компанії та підготовка зрозумілих інструкцій.
• Участь у створенні посадових інструкцій для різних функцій і ролей.
• Документування процесів таким чином, щоб ними могли послідовно користуватися нові співробітники.
• Допомога в побудові системи розподілу функцій і зон відповідальності.
• Підготовка та оновлення чеклістів, шаблонів, регламентів і робочих таблиць.
• Участь у переході на систему SPRINT для автоматизації рекрутингових процесів і контролю роботи.

Додаткові проєктні завдання

Залежно від досвіду та пріоритетів компанії бізнес-асистент також може долучатися до таких напрямів:

• Проведення базового аналізу конкурентів, їхніх послуг, цін і позиціонування.
• Збір інформації для порівняння пропозицій PPower з Work.ua та іншими конкурентами.
• Допомога в підготовці кейсів і матеріалів для демонстрації переваг компанії.
• Організаційна підтримка вебінарів, онлайн-ефірів і професійних заходів.
• Підготовка та відправлення email-розсилок по базі потенційних і колишніх клієнтів.
• Допомога в тестуванні маркетингових гіпотез на невеликій кількості клієнтів.
• Участь у підготовці плану найму та організаційної структури компанії на найближчі три місяці.
• Координація окремих внутрішніх проєктів до моменту появи відповідального project manager.

Очікуваний результат

У перші місяці роботи бізнес-асистент має:

• забезпечити системний контроль домовленостей і завдань власників;
• звільнити власників від частини адміністративної та рутинної роботи;
• впорядкувати базу клієнтів і відновити контакт із колишніми клієнтами;
• забезпечити первинну обробку та кваліфікацію нових лідів;
• створити зрозумілу систему звітності за завданнями, клієнтами та лідами;
• допомогти описати ключові бізнес-процеси та посадові функції;
• покращити структуру фінансових і операційних таблиць;
• забезпечити фіксацію результатів зустрічей і передачу інформації між членами команди.

Вимоги до кандидата

• Досвід роботи бізнес-асистентом, персональним асистентом, операційним координатором, project coordinator або в суміжній ролі від 6 міс.
• Сильні організаційні навички та здатність працювати одночасно з різними завданнями.
• Вміння самостійно планувати роботу, розставляти пріоритети та контролювати дедлайни.
• Уважність до деталей і відповідальність за результат.
• Вільна англійська буде перевагою, бо є можливість працювати з міжнародним ринком.
• Досвід роботи з таблицями, документами, CRM та таск-менеджерами.
• Здатність структурувати великий обсяг неупорядкованої інформації.
• Грамотна письмова та усна комунікація українською мовою.
• Вміння коректно спілкуватися з клієнтами та підтримувати професійні відносини.
• Базове розуміння фінансових показників, звітності та дебіторської заборгованості буде перевагою.
• Досвід у рекрутингу, продажах, клієнтському сервісі або B2B-комунікаціях буде перевагою.
• Готовність працювати з новими платформами та швидко опановувати внутрішні процеси.

Особисті якості

• Проактивність і готовність самостійно знаходити рішення.
• Системність і послідовність у роботі.
• Високий рівень самоорганізації.
• Тактовність і дипломатичність у комунікації.
• Здатність нагадувати про завдання та контролювати їх виконання без конфліктів.
• Готовність працювати в динамічному середовищі, де процеси ще формуються.
• Орієнтація не лише на виконання доручень, а й на покращення способу роботи компанії.

Умови роботи

• Повністю Remote
• Робота в PPower у тісній взаємодії з власниками компанії.
• Роль із перспективою розширення відповідальності до операційного координатора або project manager.
• Робота з реальними бізнес-процесами у сфері рекрутингу та розвитку клієнтських проєктів.
• Можливість впливати на побудову внутрішньої системи компанії з нуля.
• Формат роботи, графік і рівень компенсації — обговорюються окремо.

Ключова особливість ролі: нам потрібна не лише людина, яка виконує доручення, а бізнес-асистент, здатний поступово вибудувати порядок у завданнях, клієнтських контактах, документах і процесах компанії.